یکی از چالشهای مهم سازمانهایی که از Microsoft Dynamics 365 CRM استفاده میکنند، مدیریت حجم بالای فایلها و ضمیمههایی است که باید به رکوردهای مختلف اضافه شوند. ذخیره این فایلها در دیتابیس CRM باعث افزایش حجم پایگاهداده، کندی عملکرد، هزینههای بیشتر و پیچیدگی در مدیریت اسناد میشود.
افزونه مدیریت اسناد با هدف رفع این چالش، امکان ضمیمهسازی فایلها به رکوردهای CRM را فراهم میکند، بدون اینکه این فایلها در دیتابیس ذخیره شوند.
در این افزونه، تمامی فایلها در ساختار فولدری (File System) سازمان ذخیره میشوند و CRM تنها لینک فایل را نگهداری میکند.
این رویکرد نه تنها سرعت و کارایی سیستم را افزایش میدهد، بلکه مدیریت فایلها را نیز سادهتر و حرفهایتر میکند.
افزونه مدیریت اسناد چگونه کار میکند؟
عملکرد افزونه بسیار هوشمندانه و یکپارچه است:
- کاربر در CRM یک فایل را به رکورد موردنظر ضمیمه میکند.
- بهجای ذخیرهسازی در دیتابیس، فایل در فولدر تنظیمشده در File System ذخیره میشود.
- لینک فایل در رکورد CRM ثبت میشود.
- فایلها بر اساس ساختار فولدری سازماندهی میشوند.
- سطح دسترسی کاربران برای مشاهده یا ویرایش فایلها قابل مدیریت است.
مزایای کلیدی افزونه مدیریت اسناد
1. جلوگیری از افزایش حجم دیتابیس CRM
فایلها در دیتابیس ذخیره نمیشوند، بنابراین حجم پایگاهداده ثابت میماند.
2. مدیریت ساختاریافته فایلها با فولدرهای قابل شخصیسازی
فایلها بر اساس نیاز سازمان دستهبندی میشوند:
-
براساس مشتری
-
براساس پروژه
-
نوع پرونده
-
سال و ماه
-
و…
3. افزایش سرعت عملکرد سیستم
بار اصلی از روی دیتابیس حذف شده و CRM سریعتر، سبکتر و پایدارتر عمل میکند.
4. امکان تعیین سطح دسترسی برای فایلها و فولدرها
میتوان کنترل کرد چه افرادی یا تیمهایی اجازه مشاهده، افزودن یا حذف فایلها را داشته باشند.
5. سازگاری کامل با Dynamics 365 CRM
افزونه بهصورت مستقیم و بدون نیاز به ابزار جانبی در فرمهای CRM قابل استفاده است.
6. امنیت بالاتر در ذخیرهسازی
فایلها در محل امن سازمان ذخیره میشوند و امکان اعمال سیاستهای امنیتی داخلی فراهم است.
7. سرعت بیشتر در بارگذاری و دانلود فایلها
فایلها از File System بارگیری میشوند و وابسته به دیتابیس نیستند.
قابلیتهای افزونه
- ذخیرهسازی فایلها در File System
- ثبت لینک فایلها در CRM
- مدیریت فولدرهای طبقهبندیشده
- سطح دسترسی اختصاصی برای هر فولدر یا نوع فایل
- پشتیبانی از همه نوع فایل (PDF، ZIP، تصاویر، ویدئو و…)
- ثبت تاریخچه عملیات کاربران
- امکان جستجو و مدیریت فایلها از طریق CRM
کاربردهای افزونه مدیریت اسناد
✔ مدیریت اسناد قراردادی
قراردادها در فولدرهای منظم ذخیره میشوند و به رکوردها لینک میگردند.
✔ ذخیره مستندات پروژهها
بهجای اشغال دیتابیس، مدارک پروژهها در فولدرهای جداگانه نگهداری میشوند.
✔ نگهداری تصاویر و مدارک مشتریان
برای سازمانهای مالی، بیمهای و خدماتی گزینهای ایدهآل است.
✔ مدیریت فایلهای پشتیبانی
تیم پشتیبانی میتواند فایل را ضمیمه کند بدون اینکه دیتابیس سنگین شود.
✔ مستندات فنی، نقشهها و فایلهای حجیم
فایلهای بزرگ بدون تأثیر بر عملکرد CRM ذخیره میشوند.
چرا استفاده از افزونه مدیریت اسناد ضروری است؟
- کاهش حجم دیتابیس و هزینههای نگهداری
- افزایش سرعت CRM
- مدیریت حرفهای فایلها
- امنیت بالاتر در ذخیرهسازی
- کنترل کامل سطح دسترسی
- ایدهآل برای سازمانهایی با حجم بالای فایل
جمعبندی
افزونه مدیریت اسناد راهکاری قدرتمند و کاربردی برای سازمانهایی است که نیاز دارند فایلها را به رکوردهای CRM ضمیمه کنند، بدون اینکه دیتابیس سنگین شود یا عملکرد سیستم تحت تأثیر قرار گیرد.
با ذخیرهسازی اسناد در ساختار فولدری و ارائه ابزارهای مدیریت دسترسی، این افزونه یک راهحل حرفهای، سریع و امن برای مدیریت فایلها در Microsoft Dynamics 365 CRM ارائه میدهد.
نقد و بررسیها
هنوز بررسیای ثبت نشده است.